如何使用FileCloud自定义元数据创建文档批准工作流程

 

在此博客文章中,我们向您展示如何使用FileCloud自定义元数据添加批准或验证文档的功能,以便在内部或外部共享。

如何使用FileCloud自定义元数据实现文档批准工作流程

在此博客文章中,我们向您展示如何使用FileCloud自定义元数据添加,如批准或验证文档的批准或验证,以便在内部或外部共享。

在远程工作场景中,通常难以监控和调节文档访问和共享。成为一名营销经理,试图确保他在分享到普国机构或试图确保合同被核实和批准并在向其客户发送之前核实合同并批准合同的销售经理。

在以下示例中,我们向您展示如何使用FileCloud在组织中实现文档验证,以及如何确保未分享文件,除非批准。

I.如何在FileCloud中实现文档验证的工作流程

  1. 登录您的管理员帐户以启用工作流程,然后单击“Metadata”

 

 

 

 

  1. 在下面“管理元数据设置”. Click on “Edit”在验证状态下

 

  1. 在下面“Edit Metadata”, set “Definition” tab, under “Attributes”添加元数据集的名称和验证的描述和状态。点击“Edit”.

 

  1. 在下面“Edit Attribute”, add “Verified” and “Pending Verification”作为预定义值并保存。

 

现在您已为元数据规则设置属性。

  1. 现在去“Smart Classification”,您将能够看到刚刚创建的验证引擎规则

 

  1. 接下来,去“Smart DLP”,你可以看到的地方“文档验证挂起规则” under “Manage DLP Rules”

这里 -“选择受影响的用户操作以共享”使用下拉列表。将验证状态中的规则表达式添加到待验证状态。选择DLP操作以拒绝和DLP模式强制执行。例如,添加自定义通知以显示:“在批准并更新DLP规则之前,无法共享此文档。”

这就是使用FileCloud实现文档验证工作流的方式

 

II。这是如何在用户结尾的工作?

  1. 在用户结束时,您可以看到使用标记启用的验证引擎的文档,您可以在Metadata选项卡下看到待处理的验证状态为显示

如果您尝试共享文档,您将获得显示通知。

 

III。管理者如何批准文件?

因此,在审核文档后,管理人员可以在他想要批准的特定文件的帐户中进行元数据部分,并选择从下拉列表中的验证。

 

 

IV。批准后分享文件

经理在经理批准后,用户可以共享文档。一旦该文件经理核实和批准,他将能够在Metadata选项卡中验证的文档的状态。

这里的主要想法是确保经理和他的团队之间的协作可以利用更好的过程来确保未经验证和批准组织内或外部的文档。