企业文件同步和共享指南(EFSS) – Part 4: Challenges

企业文件共享和同步

作为越来越多的组织认识到业务的固有价值,企业云采用稳步上升。它能够释放IT资源,降低成本,提高数据访问以及提高效率,多功能性,灵活性和规模经济,确保了云计算潮流继续在企业段中获得广泛的接受。它不再是云是正确的策略的问题,而是如何最好地利用云的丰富资源。

很明显,云采用有可能提升业务;然而,其利益受到各种挑战和不一致的限制。尽管企业范围内的云采用呈增长越来越拓大,但若干组织在更加先进的企业文件同步和共享解决方案(EFSS)之外,若干组织正在面临重大挑战。企业涉及迁移和集成,文化阻力,控制,绩效丧失,绩效,可靠性,数据治理和安全等问题的有效疑虑。寻找具有必要的市场稳定,经验和能力的云合作伙伴也是一个挑战。

一世。 安全

在采用企业文件共享和同步解决方案时,安全性始终是一个疑虑。由于企业数据不再内部,并且通过网络共享;未经授权访问,更改或删除数据的威胁是非常真实的。但是,通常可以通过基于本组织提出的关注和问题的详细分析,通过实施扎实企业风险管理战略来解决安全问题。还应仔细分析EFSS供应商提供的安全功能以确保其可行性。

II。 隐私

由于企业共享敏感的财务信息,个人信息和客户记录,维护本数据的隐私是一个自然关注的问题。隐私问题也被EFSS供应商和客户之间存在的固有张力促进。如果第三方正在处理公司数据,则无法保证维护基础设施时没有看到它。围绕采用EFSS解决方案的一些隐私问题可以通过选择在内部内容解决方案来平衡。建立策略在维护数据隐私方面也很重要。

III。 控制

通过企业云采用,组织损失了对基础设施和IT环境的直接控制;员工(包括系统管理员)都被降级为通过供应商提供的工具进行交互。控制范围由供应商提供的服务级别协议和服务条款决定。数字版权管理(DRM)可用于提供SYS管理员,并更加控制谁可以访问公司数据,在哪里以及持续多长时间。 DRM基本上控制单个文件在分发时的表现方式。具有强大的数字版权管理的EFSS平台使企业能够通过基于IP范围或地理位置限制文件访问的策略来保持数据安全。

IV。 一体化

将云基础设施与当前系统集成是一个主要的挑战企业必须解决,如果他们成功地利用了采用企业云的充分利益。在2014年通过信息周刊的调查中,56%的受访者认为,与现有IT产品集成的意见是部署云模型时克服的主要障碍。对于混合云部署尤其如此,因为云中运行的所有应用程序都必须与在前提上运行的文件共享和应用程序集成。要降低此障碍,FileCloud等私有云解决方案提供与现有系统集成的工具和功能。

由于尚未建立通用的界面和标准;供应商锁定的风险是真实的。但是,随着更多供应商开始采用开放API等新技术,供应商锁定的发夹可能会减少。较差的案件也可能会下降,因为OpenStack这样的开源平台变得更具可用,而随着供应商更注重开放计算标准。

V. 遵守和监管

通过企业云的决定提出了对对敏感数据保护和隐私的监管和管辖权控制的多个关注和问题。这就是为什么合规规定仍然是采用EFSS解决方案的一致挑战。第66.7%的受访者在第一个Cloud进行的调查中认为审计隐私和遵守是与云计算相关的主要安全挑战。

合规性触及多个区域,包括政府法规,如欧盟数据保护法,以及HIPAA等行业法规,用于支付卡的健康数据和PCI DSS。试图达到云中的最佳合规水平可以让客户和供应商刮伤他们的头部。越来越多的云供应商正在努力通过在附近其消费者基地的国家/地区获得合规性要求。

VI。 数据居住

虽然数据居留权可能属于合规规定的领域,但它提出了一个重大挑战 企业文件共享和同步 在其自己的。数据居住是对全球各地办事处的多国的巨大挑战,涵盖多个司法管辖区;这主要是因为满足在国家或地区边境中保持数据的监管要求非常困难。包括加拿大,澳大利亚,瑞士和印度在内的若干国家通过法律限制组织在其物理国家边界以外的数据存储。

欧洲联盟(欧盟)颁布了世界上一些最严格的数据保护法规。该法规不仅影响欧洲的组织,而且涉及欧洲任何28个国家的公民个人可识别信息(PII)的组织。这意味着拥有PII的任何组织必须符合欧盟数据保护指令。 Skyhigh的一份报告显示,74.3%的供应商尚未达到这些严格的规定。令牌化和/或加密可用于解决一些数据居住关系问题。

VII。 成本

在采用云时,组织通常面临的主要挑战是IT成本分配缺乏准确性。 KPMG的调查中只有43%的受访者认为他们知道与现有IT服务有关的云的成本。在旨在为云建立一个特权企业案例之前,供应商和客户都应该首先确定现有IT基础架构的真正成本以及迁移的固定和可变成本。一些组织未能在基础设施和应用程序之间分解其劳动力成本。对于云的成本效益,提供完全杠杆,提供商必须与客户共同努力,并到达可比人物。

结论

大多数企业假设EFSS是一种简单的现成解决方案,可以轻松集成到他们当前的流程中。他们未能意识到迁移到企业云是一个需要仔细考虑的复杂过程。介绍新技术总是带来一系列挑战;但是,通过正确的策略,他们很容易克服。

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作者:Gabriel Lando

 

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